ここ数ヶ月、ニュースなどで「生活や働き方をニューノーマル時代に合わせて変えましょう」と盛んにうたわれるようになりました。
厚生労働省のウェブサイトの新型コロナウイルスを想定した「新しい生活様式」の実践例を公表しましたでは、「新しい生活様式」の実践例の４つ目に働き方の新しいスタイルとして、「テレワークやローテーション勤務、時差通勤でゆったりと、オフィスはひろびろと、会議はオンライン、対面での打ち合わせは換気とマスクと記載がされています。
世の中の動向に合わせて、実際に週の半分をテレワーク（在宅勤務）へと移行したり、対面による面談や外出を原則禁止としている企業も多くなりました。
テレワーク導入は、ゴールが明確で、ある程度ルーチンワークができ、個々の担当に分割できる業務であれば、移行しやすいものです。しかし、研究開発テーマにおけるロードマップ・企画作成、戦略立案といった、正確な見積もりが難しく合意形成が必要な業務への適用は難しいと感じている企業もまた多いようです。
たしかに従来のように、一年に一度、担当者が企画を作成し、稟議を段階的に複数回、通す方法そのままでは、企画そのものが通りにくく、また決裁されるまでの時間もかかります。
この課題は、対面する機会、情報のやり取りが減少する傾向があるオンライン業務では、必然といえるでしょう。
大きな意味でのゴール、つまりありたい姿が変わることはそうそうありませんが、革新的な商品を直近の目標としているならば、その目標値や注力したい技術分野は環境に応じて、多少はあれど変化することが当たり前です。
この小さな変化が積み重なることで、同じ組織であっても上司と部下の間にズレが生じてくるのです。
オンラインによる研究開発テーマ企画を進めるために、2つの方法を紹介します。
1つ目は、研究開発テーマの企画は上司と部下で一緒に作ることです。
違う表現をするならば、コミュニケーションを意識的に強化することです。
この手法は、例えオンライン業務がメインであっても、互いのズレを最小限にとどめ、無駄な工数を予防する効果が期待できます。
具体的には、
・まず初めに、企画リーダーは商品ロードマップや戦略、研究開発テーマのゴールを自分なりに定義し、上司に共有しフィードバックを受ける。
・企画のドラフト版を作成する際、商品ロードマップと研究開発テーマは、企業として組織としてありたい姿を実現できるものか、ストーリーとして成り立っているかを上司に確認し、フィードバックを受ける。
・企画を提案する前に、ストーリーを実現する研究開発テーマの企画書となっているかを上司とともにチェックする。
といった活動があたります。
重要なことは、マイルストーンの活動スタート前に、共通のゴールやストーリーを持つことです。
さらに上司は決裁者である、自身の上司にも活動内容について報告、相談を行い部下の活動を支援してください。
2つ目はチーム内のアイディア創出について紹介します。
従来は週一回の対面形式でブレストを行っていたのであれば、週二回のオンラインブレストと頻度をあげる。
オンラインは疲労しやすいという方もいらっしゃいます。集中力が切れないよう、時間は30分以内とすると決めることもよいでしょう。
その他、チャットやホワイトボードなどオンラインツールを活用し、メンバーに活動そのものを忘れさせない、過去のアウトプットを思い出させアイディア創出活動を活性化させるための工夫もしていきましょう。
今回は「ニューノーマル時代の研究開発テーマの企画は、上司とメンバーとのコミュニケーション強化により、共作する」について紹介しました。