日々の業務に追い回されていませんか？
せっかく計画を立てて進めているにも関わらず、急な仕事が割り込んでくるのは日常茶飯事かと
思います。
そんな時、来る仕事、来る仕事に対応していては成果は上がりません。
オススメの優先順位の付け方と取り組み方をご紹介します。
優先順位の付け方
- Ａ４用紙一枚を横に使い、「緊急度」と「重要度」の２軸グラフを作る
- 任されている、頼まれている「業務」と「納期」をフセンに書き出す
- フセンをＡ４用紙のグラフのどこに当てはまるかを考え、貼る。
- 全体を眺め、ざっと見直し、必要であれば修正する。
「緊急度」と「重要度」が高いものが最優先業務です。
反対に「緊急度」と「重要度」が低いものはやりません。つまり、やらないことを決意します。
ここまでは、ご自身でも比較的スッキリと納得することができるでしょう。
ちなみにフセンにしておくことで「緊急度」と「重要度」が変わる場合にも
簡単に修正ができますので、この方法をオススメします。
さて問題は、「緊急度は高く、重要度が低い業務」と「緊急度は低く、重要度が高い業務」
の扱いです。
この２つの優先順位の付け方は、よく部下から質問されるのではないでしょうか？
一般的に二番目に取り組む業務は「緊急度は低く、重要度が高い業務」、
三番目に取り組む業務が「緊急度は高く、重要度が低い業務」です。
特に二番目の「緊急度は低く、重要度が高い業務」は将来のためにやっておいた方がいい、
そのうちにと思っていてもすぐには出来ないような難易度が高いものが該当しやすい傾向が
あります。
そして三番目の「緊急度は高く、重要度が低い業務」は、成果につながらないが
取り組めば今すぐできるような業務が該当しやすい傾向があります。
オススメの取り組み方
イメージしやすいので、一日の業務時間で取り組み方をご紹介します。
- 午前中の早い時間：「緊急度が低く、重要度が高い業務」
一時間でもいいので、時間を決めて取り組みます。 - 午前中＋午後：「緊急度が高く、重要度が高い業務」
全体の業務の６割程度をこの業務に使います。 - 休憩前や会議後などのスキマ時間：「緊急度が高く、重要度が低い業務」
集中した後や眠気が起きる時間などのスキマ時間に片付けます。
「将来やっておいた方がいいがすぐに出来そうもない（面倒な？）業務を
一日一時間でもいいので前進させること」と
「すぐにできるけれど直接、成果につながらないような（雑務？）業務を
メイン業務の障害にならないように進めること」が実現できます。
ご自身や会社のペースにもよりますので、ご自身にとって最適な方法を見つけてください。
ポイントは「効率よく成果が出る、ストレスが極力少なく取り組む方法」を早く見つけることです。
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