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組織レベルのBCP対策

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企業におけるBCP

先日の3月11日、WHO(世界保健機関)から新型コロナウイルスのパンデミック(世界的感染爆発)宣言をしました。
2月28日に安倍総理大臣が、小中高の臨時休校を発表した頃には、まだ「もしかしたらパンデミックになるかもしれないね」と半ば冗談で言い合っていましたが、日が経つに連れ、「このままでは、現実になるだろうな」という感覚を抱くようになりました。
すでにお子様がいる家庭についての補助、中小企業などへの融資など社会的な支援が発表されています。
クライアント企業からも3月は外出できなくなってしまった、会議がつぶれてしまったよなど企業活動の一部が止まっていることを耳にします。

前回のパンデミック宣言は2009年の新型インフルエンザでしたが、この時、多くの企業ではBCP(Business Continuity Plan)災害などの緊急事態が発生したときに、企業が損害を最小限に抑え、事業の継続や復旧を図るための計画(参照元:Wikipedia)の作成をしました。
2009年のケースでは、日本政府からは従業員の40%(ピーク時)が出社できないと想定されるとの発表がありました。
あなたの会社ではBCPにのっとり、業務活動に適応していますか?

テレワーク業務の見直し

今回の新型コロナウィルスがこの先どうなっていくのか分かりませんが、BCPを見直しておく、2009年版を使い続けているのであれば、見直しが必要でしょう。

例えば、スマートフォンやタブレットで行うことができる業務が格段に上がっているのではないでしょうか?また遠隔会議システムもZOOMなど簡単な操作・遅れがほとんどないウェビナーも普及しています。
行動指針を変えるというよりも新たな技術・ツールを使用したテレワーク業務の幅が広がってきているのが現実かもしれません。
特に機密事項に関わらない、情報のやり取りは簡単で早く確実に連絡が取れれば良いですし、機密事項は会社のネットワークに入りやり取りをすることで安全に行うことが求められるでしょう。この機密レベルに応じたコミュニケーションツールや方法のルールは全社として統一されるはずです。

研究開発業務で行うBCP活動

新型コロナウィルスが今後、2009年と同レベルとなるかは分かりませんが、日頃からR&D組織でどんな対策を打っておけば良いか、紹介します。

まず社員の60%で全社事業を回す際に、経営層は優先度の高い事業に人員を注力させます。ということは必ずしも限定した期間において引き続きR&D業務を行うとは限らないのです。
そこまでイレギュラーな人事を決定せずとも、あなたのR&Dテーマを止め、同僚のR&Dテーマへアサインされる可能性は低くはないはずです。また逆も然り、企業の優先度に応じてあなたのR&Dテーマに別のメンバーが入ることもあります。

では、普段からどのような活動を業務に含めることで混乱を避けられるのかを考えてみましょう。

  1. 業務マニュアル(ルール):いつでも誰でも閲覧できる
  2. 業務内容(目標・目的・現在の結果):共有する機会・技術レポート・実験結果を回覧
  3. チーム内ペア:同じ業務を同レベルで理解しあえるエンジニアのペアを作る

いかがでしょうか?

1、2は、他の組織からの支援を受ける時に必要です。前情報があればがサポートメンバーが早く業務に取りかかることができます。
私はこんな経験をしたことがあります。ある新規事業の設計開発支援において、この前情報が古く2〜3年前の情報で止まっていたことがあります。
当然、最新状況を理解するために、残っているメンバー一人一人にヒアリングしたのですが、あるコア技術を開発していたメンバーが会社を辞め、誰も引き継げていない技術もあるという情報混乱状態でした。
このままではまずいとまず工数を割いてでも文書化することを推進しました。
もしかするとあなたの会社も同じような状況があるやもしれません。
まずは確認し、対策を考えましょう。

3は同じR&Dテーマのチーム内で通常業務として行います。業務内容や目標、現状を理解しているメンバーですので、そのうちの1人が出社できなくなったとしてももう一人のメンバーが引き続き開発をすることができるからです。
お互い困った時にサポートしあうことで人間関係の向上にもつながり、また開発を切磋琢磨して行うことで技術スキルも格段に上がるので、オススメしています。

今後もいつ起きるかは分からない、非常時に安心して業務を行える環境はトップダウンだけではなく、ボトムアップでも構築することができます。
さぁ、あなたの組織・チームでは何ができるか、考えてみましょう。

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